Projektplan Weihnachten

Weg zum Erfolg

FEIERN MIT METHODE

Wer Weihnachten feiert, weiß: Heiligabend ist die letzte große Herausforderung des Jahres. Zum frohen Fest mit der Familie gehören meist ein eng getakteter Zeitplan, Geschenke-Shopping „Last Minute" und natürlich die hohen Erwartungen der lieben Verwandtschaft. Wie geht man also vor, damit aus dem Projekt Weihnachten tatsächlich geruhsame Feiertage werden? Unsere Kolleg:innen aus dem Projektmanagement haben da einen klaren Plan. Kein (Weihnachts-) Wunder, denn komplexe Aufgaben mit vielen Beteiligten, harten Deadlines und wechselseitigen Abhängigkeiten sind bei PMMG Tagesgeschäft.

Du stehst nun also vor dem großen Projekt „Weihnachten" und siehst den Wald vor lauter Christbäumen nicht mehr? Für diesen Fall empfehlen wir unseren Vier-Punkte-Plan:

1. Stakeholder identifizieren und Anforderungen aufnehmen

Im ersten Schritt finden wir heraus, wer überhaupt an unserem Projekt beteiligt ist. Wer bringt mit welcher Rolle welche Anforderungen ein? Dafür eignen sich zum Beispiel ein Anforderungs-Workshop oder ein leitfadengestütztes Interview. Im Projekt Weihnachten haben wir uns für ein qualitatives Kleingruppen-Interview entschieden. Themenkategorien: Dekoration, Essenswünsche inkl. Unverträglichkeiten, Anzahl und Inhalt der Geschenke sowie Budget.

	Essen	Dekoration	Geschenke
Kinder	Schnitzel mit Pommes	Fernsehen bis Bescherung, großer Baum mit viel Glitzer	Viele teure Geschenke ohne Auflagen und mit uneingeschränktem Nutzungsrecht
Großeltern	Würstchen mit Kartoffelsalat	Geschichten von Weihnachten „Anno Dazumal“ erzählen, besinnliches Beisammensitzen	Sinnvolle Geschenke für brave Kinder, großes Budget
Ergebnis	Schnitzel mit Kartoffelsalat	Fernsehen bis Anlieferung Großeltern, dann besinnliches Beisammensitzen am großen Baum	Viele Geschenke für brave Kinder

Da es sich beim Projekt Weihnachten nicht um ein initiales, sondern um ein regelmäßig wiederkehrendes Projekt handelt, ziehen wir ergänzend unser Projekt Backlog aus dem Vorjahr zu Rate:

Projekt Backlog 2021:
Learning aus dem Projektabschluss-Meeting

Großeltern: Anlieferung und Rückführung, Liedwunsch „Stille Nacht“
Kinder: Auslieferung Geschenke „asap“, Eigenkonfiguration des Baumes

2. Work-Breakdown-Structure: alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben identifizieren

Wir wissen jetzt also, was unsere Stakeholder wollen. Aber wie erreichen wir diese Anforderungen? In einem ersten Brainstorming dokumentieren wir die Aufgaben in einer Mindmap.

3. Harte Deadlines identifizieren und Meilensteine setzen

Nun folgt der nächste wichtige Schritt: Zeitmanagement. Wir setzen erst einmal den Fokus auf die wichtigsten Meilensteine.

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4. Projektschritte mittels Projektplan terminieren und grafisch visualisieren

Anhand der Deadlines können wir die Schritte in eine priorisierte Reihenfolge bringen und mit eindeutigen Meilensteinen versehen. Eine Projektvisualisierung hilft dabei. Mit Zeitfenstern versehen, kann man bspw. ein klassisches GANTT-Chart erstellen.

Fazit

Heiligabend ist gerettet – zumindest für dieses Jahr. Wir haben alle Anforderungen der Projektbeteiligten erkannt. Wir haben die Deadlines gehalten und die Aufgaben der Stakeholder abgeschlossen. Und: Wir hatten dabei dank Projektplan keine Probleme. Jetzt gilt: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt! Das nächste Weihnachten kommt bestimmt schneller als gedacht und auch hier wollen wieder alle glücklich und satt nach einer gelungenen Feier ins Bett.

TIPP AUS DEM PROJEKTMANAGEMENT

Zugegeben: Weihnachten feiert unser erfahrenes Projektmanagement-Team mit links, doch nicht alle Projekte lassen sich so einfach planen. Verschiedene Projektziele und Anforderungen mit eigenen Risiken benötigen stets einen individuellen Ansatz. Wir freuen uns über jede neue Herausforderung – mit der passenden Methodik.

Du stehst auch vor einem komplexen Projekt? Bestimmt können wir Dich dabei unterstützen.